Gezien de onpartijdigheid en de onafhankelijkheid van de Benoemingscommissies voor het Notariaat, heeft de wetgever hun een functie van ombudsman tussen de burger en de notariswereld toevertrouwd.

Zij hebben als opdracht de klachten betreffende de werking van de notariskantoren van particulieren te behandelen. Zij zijn bevoegd voor onderzoek, verzoening en aanbeveling en als hulpkracht van de rechterlijke en disciplinaire overheden, maar kunnen geen sancties treffen.

De klachten moeten schriftelijk aan de bevoegde Benoemingscommissie gericht zijn. Om aanvaardbaar te zijn, moeten zij gedateerd en ondertekend worden; ze moeten eveneens de identiteit van de klager en het betrokken notariskantoor vermelden.

Het is de standplaats van het notariskantoor die de bevoegde Benoemingscommissie bepaalt :

• Vlaams Gewest : Nederlandstalige Benoemingscommissie

• Waals Gewest : Franstalige Benoemingscommissie

• Brussels Hoofdstedelijk Gewest : Verenigde Benoemingscommissies

Met welke klachten kunt u bij de Commissies terecht ?

Wat dat betreft, kunnen we kort zijn. Bij de Commissies kunt u terecht met alle mogelijke klachten die te maken hebben met de werking van de notariskantoren.

Met welke klachten kunt u er niet terecht ?

Er zijn evenwel een aantal klachten waarmee de Commissies niet kunnen helpen :

• klachten die behoren tot de strafrechtelijke of tuchtrechtelijke bevoegdheid van de rechtbanken
• klachten met betrekking tot de inhoud van een notariële akte, indien er een gerechtelijke procedure over loopt
• klachten die reeds zijn behandeld en geen nieuwe elementen bevatten
• klachten die kennelijk ongegrond zijn

Hoe dient u een klacht in ?

Een klacht indienen doet u schriftelijk. Denk erom dat uw verhaal gedateerd en ondertekend moet zijn. Vergeet ook niet uw volledige naam en contactadres te vermelden. Pas als die voorwaarden vervuld zijn, is uw klacht ontvankelijk.

Formuleer uw klacht in uw eigen woorden. Bedenk daarbij: hoe duidelijker uw verhaal, hoe sneller en efficiënter de zaak behandeld kan worden.

Wat gebeurt er als u uw klacht ingediend heeft ?

Om een 'geldige' klacht in te dienen, moet u ervoor zorgen dat de Commissies over alle nodige informatie beschikken. Pas dan is uw klacht ontvankelijk, zoals dat heet. Zijn de feiten niet gedateerd? Ontbreken uw handekening of identiteitsgegevens? Dan wordt de klacht als niet-ontvankelijk beschouwd.

Valt de klacht buiten de bevoegdheid van de Commissies?

Dan wordt ze doorverwezen naar de bevoegde instantie. Die houdt de Commissies dan op de hoogte van het verder verloop.
Gaat het om een klacht waarbij de Commissies volgens de wet mogen optreden, dan wordt de klacht daadwerkelijk behandeld.

Concreet betekent dit dat de betrokkenen kunnen gehoord worden, dat er bijkomende uitleg en verduidelijking gevraagd wordt, dat standpunten vergeleken worden.
Kortom, de Commissies zullen het mogelijke doen om te kunnen oordelen of de klacht gegrond is of niet.

Wat gebeurt er als uw klacht gegrond is ?

Is de klacht gegrond, dan zullen de Commissies een oplossing voorstellen aan de bevoegde overheden.

En als de klacht ongegrond is ?

Een ongegronde klacht wordt niet verder behandeld. De persoon die ze indiende wordt hiervan op de hoogte gebracht, met opgave van de reden.