Benoeming
Wanneer een plaats van notaris-titularis vacant is, hoort de bevoegde Benoemingscommissie de kandidaat-notarissen die zich voor de vacante plaats kandidaat hebben gesteld. Zij stelt,op basis van de criteria betreffende de bekwaamheid en de geschiktheid, een lijst op van de drie meest geschikte kandidaten die naar de Minister van Justitie wordt gestuurd. Deze hoorzitting laat de Benoemingscommissie toe de kandidaten onderling te vergelijken om te bepalen wie het meest geschikt is voor de vacante standplaats.
Er wordt aan de kandidaten gevraagd de bekwaamheid en de geschiktheid aan te tonen om het ambt van notaris uit te oefenen, meer bepaald voor wat betreft de beoogde plaats. Dit houdt onder meer in dat de kandidaat aangeeft dat hij zich degelijk geïnformeerd heeft omtrent de financiële aspecten van de geplande overname van het kantoor. Teneinde zich adequaat voor te bereiden, kan de kandidaat op schriftelijk verzoek een afschrift bekomen van het revisoraal schattingsverslag bij de Voorzitter van de Nationale Kamer mits ondertekening van een confidentialiteitsverklaring. Het is toegelaten een nota te gebruiken met de informatie die de kandidaat zou ingewonnen hebben over de plaats waarvoor hij postuleert.
De Commissie houdt daarbij rekening met:
- de professionele ervaringen in het notariaat, zowel wat betreft de duur als wat betreft de aard van die ervaringen;
- de visie op de beroepsuitoefening, met aandacht voor het vermogen te luisteren en het streven naar een evenwichtig en globale benadering van de notariële praktijk;
- de kennis van de aard en de mogelijkheden van het over te nemen kantoor en van de gemeenschap waarin dit kantoor functioneert
- de visie op de sociale en financiële aspecten die met de overname gepaard gaan;
- de plaats in de rangschikking van het notarieel examen waarvoor de kandidaat geslaagd is;
- de voor het notariaat relevante wetenschappelijke verdiensten;
- de adviezen uitgebracht door de Provinciale Adviescommissies van het Notariaat alsook de Procureur des Konings.
Het is de standplaats van het vacante kantoor dat de bevoegde Benoemingscommissie bepaalt: als zij in de provincies Antwerpen, Limburg, Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Vlaams-Brabant gelegen is, worden de kandidaat-notarissen door de Nederlandstalige Benoemingscommissie gehoord. De Franstalige Benoemingscommissie is bevoegd voor de provincies Namen, Luxemburg, Luik, Henegouwen en Waals-Brabant en de Verenigde Benoemingscommissies zijn bevoegd voor de vacante kantoren die op het grondgebied van het tweetalige Gewest Brussel-Hoofdstad.
Wanneer de Benoemingscommissies één of meer kandidaten geschikt acht, maakt zij een rangschikking op. Ook wanneer er slechts één kandidaat is, moet deze door de meerderheid van de leden geschikt worden bevonden om door de benoemingscommissie te kunnen worden voorgedragen.
De Koning benoemt vervolgens de notaris-titularis. Wanneer eenmaal vaststaat dat de kandidaten zich op vergelijkbare titels en verdiensten kunnen beroepen, beslist de benoemende overheid dus vrij. De benoemingsvrijheid van de benoemende overheid is evenwel in die zin beperkt dat, in geval van een unanieme voordracht door de Benoemingscommissie, een bijzondere motiveringsplicht geldt om van deze unanieme voordracht af te wijken:
Sinds de oprichting van de Benoemingscommissies, heeft de Minister van Justitie steeds de voorgestelde rangschikking gevolgd.
Hierna volgt wat meer gedetailleerde informatie voor de kandidaten.
Wanneer en in welke mate kan ik een afschrift bekomen van het advies van de Benoemingscommissie ?
Volgens de uitdrukkelijke bewoordingen van artikel 44, § 3, derde lid, Notariswet kan de inzage en het afschrift enkel worden bekomen voor dat gedeelte van het proces-verbaal dat betrekking heeft op de “niet-benoemde” en “benoemde” kandidaat. Dit betekent dat de inzage en het afschrift enkel kan worden bekomen na de benoeming. De ratio legis wordt treffend verwoord in de parlementaire voorbereiding, die als volgt luidt:
“De lijst van de drie meest geschikte kandidaten wordt met het gemotiveerde proces-verbaal aan de Minister en een kopie van de lijst aan de gerangschikte kandidaten overgemaakt. Om de grootst mogelijke discretie te waarborgen inzake de beoordeling en de rangschikking van de kandidaten, zijn de leden van het Benoemingscollege tot geheimhouding verplicht. De Raad van State heeft een opmerking geformuleerd bij het beperkte recht op inzage, in het proces-verbaal van rangschikking.
Het inzagerecht werd uitgebreid tot alle kandidaten die niet werden benoemd. Niettemin blijft het inzagerecht beperkt tot dat gedeelte van het proces-verbaal dat betrekking heeft op de kandidaat in kwestie en de benoemde kandidaat. Deze beperking is verantwoord vermits het gaat om een deliberatie van een orgaan dat zich dient uit te spreken over ondermeer de morele geschiktheid van een reeks kandidaten en hierbij over gevoelige gegevens beraadslaagt. Om dezelfde reden zijn de leden van het Benoemingscollege aan een geheimhoudingsplicht gebonden.
Deze motieven verantwoorden een afwijking op de werkingssfeer van de wet van 11 april 1994, betreffende de openbaarheid van bestuur. Tenslotte worden de redenen voor de benoeming van de notaris opgenomen in het benoemingsbesluit, dat onder de werkingssfeer van voormelde wet valt. Degenen die niet benoemd werden, hebben uit juridisch oogpunt vooral belang in deze beweegredenen, zoals overigens de Raad van State zelf stelt” (Parl. St. Kamer, 1997-98, nr. 1432/1, 57).
In de memorie van toelichting wordt dus uitdrukkelijk aangegeven dat artikel 44, § 3, derde lid, Notariswet afwijkt van de wet van 11 april 1994, nu de Commissie over gevoelige gegevens beraadslaagt. Ook de geheimhoudingsplicht van de Commissieleden moet in dit kader worden gesitueerd. Artikel 44, § 3, derde lid Notariswet, is dan ook als een lex specialis te beschouwen ten aanzien van de wet van 11 april 1994 in zoverre dit artikel het vertrouwelijk karakter van gevoelige gegevens moet waarborgen. Het vertrouwelijke karakter kan niet worden gewaarborgd wanneer een kandidaat nog vóór de benoeming door de minister van Justitie reeds inzage en afschrift zou kunnen krijgen van (een gedeelte van) het proces-verbaal (zie M. Verwilghen, m.m.v. Thibault Denotte, “Benoemingscommissie voor het notariaat’, in P. Van den Eynde, C. Hollanders de Ouderaen en P. Buisseret (eds.), De vernieuwde notariswet, II, Handboek Organisatie van het notariaat, Brussel, Larcier, 2005, (729) 771; “
Uit hetgeen voorafgaat blijkt duidelijk dat een kandidaat tot benoeming als notaris-titularis geen afschrift kan krijgen, zelfs geen gedeeltelijk, van het proces-verbaal betreffende het rangschikken van de (drie) beste kandidaten, vooraleer de Koning een nieuwe titularis benoemd heeft. Een kandidaat kan dus geen inzage vragen van het advies van de Commissie dat hem aanbelangt, voordat de ministers beslist hebben een benoeming aan de Koning voor te leggen ter ondertekening. Deze mening wordt trouwens gedeeld door de commissie voor toegang tot administratieve documenten (afhangend van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken).
Advies van de Commissie voor toegang tot bestuursdocumentent.
Over welke rechtsmiddelen beschik ik, wanneer ik het genomen benoemingsbesluit wenst aan te vechten ?
Het koninklijk besluit tot benoeming van een notaris kan worden aangevochten voor de Raad van State, binnen de zestig dagen De Benoemingscommissies hebben ervoor geopteerd om alle arresten i.v.m. betwistingen van notarisbenoemingen hierna integraal te publiceren. Deze arresten vindt men trouwens ook integraal op de website van de Raad van State.